3点セット出力・印刷・配信
3点セットとは・・・?
- 配布資料として出力される資料で、以下に説明する3点をまとめた資料を言います(従来のIT講習では4点でした)。
- 初級講座予定表
- 初級講座実施要綱
- 初級講座座席表
- 初級-PCアドレス
- 班員サポーターには事前に、講習受講者には講習初日に配布されます。
作業用マスターから「IT講習予定表」「IT実施要綱」「IT座席表」「IT-PCアドレス」の四つのシートをまとめたものです。
講習の予定表、講習の内容、座席位置、メールで使用するアドレスなどの情報が入ったデータです。
いすれも講習には必要な情報です。
受講者には印刷して配布します。班員などのサポーターにはメールで送信します。
四点セットの中身は、「基礎データ更新」「講師・アシスタントの割り当て」「座席表変更」が済めば完成します。
初級講座予定表とは・・・?
- 3点セットのその1「初級講座予定表」(右図)です。
- 受講者に対し、初級講座の予定から活用講座および若葉会まで向こう3か月の講座予定日を伝える大事な情報です。
- 予定日入力は事務局からの「講座日程」ファイルを読み込むことで自動入力されます。
- 講師やアシスタント名は世話人によりセットされ表示されます。
受講者に対し、向う3ヶ月の講座予定日を伝える大事な情報です。
講座年月、担当班は、マスターブックのファイル名から自動設定されます。
世話人・副世話人名は担当班名の入力で自動入力されます。
講習(IT講習・補習講座・若葉会・交流会)の実施日は、【日程更新】により、パソボラ事務局から送付される日程表を読みこんで設定されます。
人選された講師およびアシスタントは、【講師・アシスタントの割り当て】により、班編成表から班No.を選択して入力します。
初級講座実施要綱とは・・・?
- 3点セットのその2「初級講座実施要綱」(右図)です。
- 講座内容をお知らせするものです。
- 上記の「初級講座予定表」をもとに全てが自動生成されます。
初級講座座席表とは・・・?
- 3点セットのその3「初級講座座席表」(右図)です。
- 受講者の座る場所を明示するものです。
- 事務局からの「初級講座受講者一覧」のリストを読み込むことで全てが自動生成されます。
- 但し、身体的、年齢的配慮から、座席を自由に変更することができます。
初級講座PCメールアドレスとは・・・?
- 初級講座ではメールの勉強がなくなったので、PCメールアドレスが必要なくなりました。その結果、4点セットが3点セットとなり、配布されます。
- 4点セットのその4「初級講座PCメールアドレス表」(右図)です。
- 受講者に割り当てられたメールアドレスを一覧にしたものです。着席する場所固有のメールアドレスを使ってのメールの勉強に使われます。
受講者が使用する実習機のメールアドレスと受講者名を結び合わせた表です。
座席表から受講者名等が全て自動入力されます。開催月と受講者名を確認してください。
備考欄のみ入力可能です。
1.コマンド一覧で、[配布資料出力] の[3点セット]をクリックします。
IT講習の場合は[4点セット]、初級講座の場合は[3点セット]となります。
4点セットの出力を始めます。
2.既に入っている出力パスフォルダーの情報をそのまま使うかどうか判定します。
ご自分のPCの【虎の巻】>【配布資料】フォルダーが指定されていることを確認します。
出力パス(フォルダー)がそのまま使えるかどうかの判断をします。
[はい] で、その情報を使います。
3.出力ブック名を設定する方法で、「ウィザードを使う(推奨)」を選択します。
出力ブック名(ファイル名)を設定します。
ここでは推奨の、[はい] で、ウィザードで設定する方法を選びます。
4.ファイル名設定ウィザード(その1):作成データの種類で「3点セット」を選ぶ。
作成するデータの種類で、右端の▼をクリックします。
表示される中から、[4点セット] を選択します。
5.ファイル名設定ウィザード(その2):使用シートの状況と作成されるファイル名の確認。
確認後「作成」をクリックします。
作成時使用するシート名とその状況を確認します。
四点セットの場合は、基礎データが読み込まれ、講師やアシスタントが設定され、座席表も完了していれば十分です。
作成されるファイル名を確認します。
[作成] ボタンでファイル作成が開始されます。
6.【配布資料】フォルダー内に同じ名前のファイルがある場合は、メッセージが表示される。
上書きするかどうか判断します。
7.配布用データが作成された旨のメッセージが表示されます。
配布用データが作成されたメッセージが表示されます。
この場合は、ファイル名でも分かるように、(4点セット)が出力されました。
[OK] をクリックします。
8.コマンド一覧で3点セットは [出力済み] と表示されます。
コマンド一覧では、[配布資料出力] グループの [四点セット] は[出力済み]と表示されます。
マウスを載せると、出力されたファイル名が表示できます。
9.【配布資料】フォルダーで [3点セット] ファイルの現物を確認します。
エクスプローラーで、【虎の巻】フォルダー内の【配布資料】サブフォルダーを開きます。
4点セットファイルが保存されていることを確認します。
10.3点セットファイルを開き、内容を確認します。
【配布資料】フォルダー内に保存されている、IT講習(4点セット)1509BA_v44.xlsx ファイルを開いて見ます。
以下の4枚のシートから構成されていることを確認します。
「IT講習予定表」「IT実施要綱」「IT座駅表」「IT-PCアドレス」
3点セットは印刷して受講者に渡します。それを印刷する操作について記述します。
1.【配布資料】に保存されている3点セットファイルを開きます。
2.最初のシートを選択し、印刷プレビューします。
3.印刷します。
4.他のシートについても同じように印刷し、セットを作ります。
印刷した各シートの下端部分(フッター部分)には、「1/4 ページ」「2/4 ページ」などとページ番号を印刷していますので、その順にまとめて一つのセットを作ります。
班員へ、メールで3点セットを送信して、サポートを依頼します。
1.メールで新規にメッセージを作成し、[ファイルの添付] をクリックします。
2.メッセージの添付ファイルとして、「配布資料」にある3点セットを挿入します。
3.本文、件名、宛先を入力し、送信します。